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FAQs: preguntas frecuentes de Biblos-e Archivo


Si no encuentra su pregunta, háganosla llegar.

¿Qué es el archivo institucional de la UAM, Biblos-e Archivo?

Biblos-e Archivo es el depósito institucional de la Universidad Autónoma de Madrid que recoge la producción científica (tesis, artículos de revista, comunicaciones de congresos, etc.) generada en las actividades de investigación de su personal docente e investigador.
El propósito de este archivo digital es reunir, archivar, preservar, así como promocionar, aumentar la visibilidad, accesibilidad, recuperación y difusión en modo de acceso abierto los resultados de investigación de la Universidad a la comunidad nacional e internacional. Con todo ello se pretende maximizar el impacto de los investigadores de la UAM y destacar el perfil de investigación de la misma.

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¿Qué tipología documental se puede encontrar en Archivo Institucional?

El Archivo pretende reunir documentos de distintos tipos pertenecientes a todas las áreas científicas de la Universidad, tales como: tesis, artículos de revistas, ponencias, posters y comunicaciones a congresos, capítulos de libros, etc.
Pueden depositarse diferentes versiones de los documentos: pendientes de publicar (pre-prints), ya publicados (post-prints) o aquellos que no siguen los canales habituales como son las tesis inéditas, los informes de investigación o el material docente.

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¿Qué objetivos tiene?

Entre los objetivos que persigue están:

  • Reunir, archivar, conservar y preservar la producción científica de la UAM.

  • Aumentar la visibilidad del investigador, de su obra y de la UAM.

  • Difundir en acceso abierto los resultados de investigación a la comunidad científica nacional e internacional.

  • Maximizar el impacto de la producción científica del personal de la UAM.

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¿Qué ventajas tiene depositar los trabajos en el Archivo Institucional?

  • El hecho de que todos los documentos generados por los investigadores de la Universidad se encuentren en una única base de datos facilita su búsqueda y recuperación.

  • Permite agilizar los flujos de comunicación científica entre los grupos de investigación.

  • Incremento del impacto del trabajos.

  • Todos los documentos cuentan con metadatos descriptivos normalizados que les hace ser recuperables por recolectores y buscadores en el marco de internet.

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¿Qué aspectos de propiedad intelectual hay que tener en cuenta?

Los autores son responsables de asegurarse que los documentos que depositan no tienen ninguna restricción de distribución electrónica. Biblos-e Archivo no tiene ninguna responsabilidad sobre los contenidos depositados por los autores.
Más información consultar: © Derechos de autor.

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¿Cómo se depositan los documentos en el Archivo Institucional?

La Biblioteca depositará las tesis doctorales leídas en la Universidad, siempre que se disponga del permiso de los autores.
La Biblioteca podrá cargar otros documentos con la autorización del autor. Es responsable de administrar el Archivo y necesita el permiso del autor para guardar, copiar, transforma el formato en caso necesario y distribuir los trabajos.
El propio autor a través del sistema denominado “auto archivo” podrá depositar sus documentos. Se hará responsable de garantizar su autoría y de asegurar la no infracción de los derechos de explotación, en el caso de que se trate de un documento publicado.

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¿Puede el autor depositar un documento que por ejemplo ya se ha publicado en una revista, o se ha presentado en un congreso (post-print)?

El autor tiene el derecho moral y de explotación, pudiendo por lo tanto depositar el documento en el Archivo, a no ser que haya cedido en exclusiva a una tercera persona (ej.: el editor de una revista) el derecho de explotación. Por lo general cuando se publica en una revista se transfiere el derecho de reproducción y distribución al editor de la misma. La mayoría de los editores comerciales internacionales permiten el auto archivo en los archivos digitales institucionales con algunas limitaciones (ej.: no utilizar la versión pdf de la revista).
Si el autor ha transferido algún derecho de explotación (reproducción, distribución o comunicación pública) en exclusiva a una tercera persona, no puede colgar el documento en el Archivo sin el permiso del editor.
En caso que el autor desconozca en qué situación ha transferido sus derechos de explotación, tiene que consultar:
* La hoja de aceptación de las normas de publicación o la hoja de cesión de derechos, en el caso de revistas o congresos.
* El contracto de edición en el caso de monografías.
Si no se dispone de esta información, se puede consultar en Internet la base de datos Sherpa, donde se han analizado las políticas de derechos de autor de las principales editoriales comerciales científico-técnicas (más de 8.000 revistas publicadas por 103 editoriales).

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¿Qué puede hacer un autor que ha firmado algún contrato que no le permite depositar un documento ya publicado (post-print)?

El autor puede pedir permiso al editor de su trabajo y que éste último se lo conceda expresamente y por escrito. En caso de no tener este permiso, se podría depositar, un borrador (el pre-print) sin incluir, en el caso de que las hubiera, las modificaciones propuestas por el comité de revisión.

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¿Puede el autor depositar un documento que se va a publicar en un futuro (pre-print)?

Sí, aunque Biblos-e Archivo da prioridad al depósito de post-prints. Algunos documentos por su tipología no llegan a publicarse nunca (ej.: documentos de trabajo), en estos caso el autor tiene los derechos morales y de explotación por lo que puede depositarlos.
Es importante tener en cuenta que si se va a solicitar una patente en el futuro, cualquier divulgación previa a la publicación que la describa puede afectar a la novedad y autenticidad de la patente solicitada. En este caso es preferible no difundir el trabajo.

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¿Se pueden depositar artículos publicados en la prensa?

Sí, los artículos de prensa están sujetos a las mismas restricciones que el resto de los artículos, por lo tanto el autor debe aplicar las mimas pautas para saber si puede depositarlos.
Revisar: ¿Puede el autor depositar un documento que por ejemplo ya se ha publicado en una revista, o se ha presentado en un congreso (post-print)?

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¿Hay qué aceptar algún tipo de condición para depositar documentos?

El autor antes de depositar un documento tiene que aceptar unas condiciones de carácter general:

“Con el fin de dar la máxima difusión a mi obra citada a través de este repositorio institucional, CEDO a la Universidad Autónoma de Madrid, de forma gratuita y no exclusiva, … El derecho de transformación se cede a los únicos efectos de lo dispuesto en la letra (a) del apartado siguiente.
.La cesión se realiza en las siguientes condiciones:
El repositorio no asume la titularidad de la obra, que sigue correspondiendo al autor. Sin embargo, esta cesión de derechos sobre la obra permitirá al repositorio:

  1. Transformarla, en la medida en que ello sea necesario, para adaptar lasa cualquier tecnología susceptible de incorporación a internet; realizarlas adaptaciones necesarias para hacer posible la utilización de la obra en formatos electrónicos, así como incorporar los metadatos necesarios para realizar el registro de la obra, e incorporar también “marcas de agua” o cualquier otro sistema de seguridad o de protección

  2. Reproducirla en un soporte digital para su incorporación a una base de datos electrónica, incluyendo el derecho de reproducir y almacenar la obra en servidores a los efectos de seguridad, de conservación, y de preservación del formato.

  3. Distribuir a los usuarios copias electrónicas de la obra en un soporte digital.

  4. Su comunicación pública y su puesta a disposición a través de un archivo abierto institucional, accesible de modo libre y gratuito a través de internet.

La cesión es no-exclusiva, por lo que el autor es libre de comunicar y dar publicidad a la obra, en esta y en posteriores versiones, a través de los medios que estime oportunos.
El autor garantiza que el compromiso que aquí adquiere no infringe ningún derecho de terceros, ya sean de propiedad industrial, intelectual o cualquier otro.
El autor garantiza asimismo que el contenido de las obras no atenta contra los derechos al honor, a la intimidad y a la imagen de terceros.
El autor asume la responsabilidad para el caso de que las instituciones fueran condenadas por infracción de derechos derivada de las obras objeto de la cesión.
El autor, como garante de la autoría de las obras, asume toda reclamación o responsabilidad, incluyendo las indemnizaciones por daños, que pudieran ejercitarse contra la Universidad por terceros que vieran infringidos sus derechos e intereses a causa de la cesión.
La obra se pondrá a disposición de los usuarios para que hagan de ella un uso justo y respetuoso con los derechos del autor, según lo permitido por la legislación aplicable, y con fines de estudio, investigación, o cualquier otro fin lícito. El uso posterior, más allá de la copia privada, requerirá que se cite la fuente y se reconozca la autoría, que no se obtenga beneficio comercial, y que no se realicen obras derivadas…”

Si estas condiciones no son aceptadas por el autor, no es posible depositar ningún documento.

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¿Qué son las licencias Creative Commons?

Creative Commons es una organización internacional sin ánimo lucro, que tiene por finalidad poner a disposición del público las obras de carácter cultural, educativo y de contenido científico; siendo el propio autor el que decide que derechos de propiedad intelectual quiere ejercer sobre ellas. Es decir los autores deciden qué usos permiten y cuáles no en relación con sus obras publicadas en internet.

En este sentido, una licencia Creative Commons (CC) es un modelo de contrato recomendado para poner información en régimen de consulta libre en la Web , facilitando el uso, aunque al mismo tiempo salvaguarda la atribución de la obra al autor e impide una posible utilización comercial. Estas licencias indican de forma clara a la persona que utilizará la información de qué permisos dispone por parte del autor, facilitándole que autorice el uso y la explotación de su obra publicada en Internet.

Existen un total de seis licencias que se pueden conseguir mediante la combinación de cuatro condiciones:

  • Reconocimiento: se permite copiar, reproducir, distribuir, comunicar públicamente la obra, hacer obras derivadas, y hacer uso comercial, siempre y cuando se citen y se reconozcan a los autores originales.

  • Reconocimiento – No comercial: permite todo lo anterior salvo utilizar la obra para finalidades comerciales. Se tendrá que citar y reconocer a los autores originales.

  • Reconocimiento - No comercial – Compartir igual: además de los permisos de la licencia anterior, se posibilita la distribución de las obras derivadas pero sólo bajo una licencia del mismo tipo que ésta.

  • Reconocimiento – No comercial – Sin obra derivada: no se permite el uso comercial de la obra original ni la creación de obras derivadas.

  • Reconocimiento - Compartir igual: además de los permisos de la licencia de reconocimiento permite la distribución de obras derivadas, pero sólo bajo una licencia del mismo tipo que la que regula la obra original.

  • Reconocimiento – Sin obra derivada: se permite el uso comercial de la obra pero sin generar obras derivadas.

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¿Condiciones de consulta para la comunidad de los documentos depositados?

Todos los documentos depositados en Biblos-e Archivo están licenciados por defecto bajo una licencia Creative Commons “Reconocimiento – No comercial – Sin obra derivada”, que permite hacer los siguientes usos de los mismos:

  • Reproducción

  • Distribución

  • Comunicación pública


Esta licencia no permite, sin embargo, utilizar los documentos para finalidades comerciales ni la creación de obras derivadas.

Aquellos autores que lo deseen tienen la posibilidad de asignar a su obra una licencia Creative Commons más permisiva. En función de cuál sea la licencia escogida por el autor, el usuario podrá hacer adicionalmente otros usos:
Uso comercial.Creación de obras derivadas. Creación de obras derivadas pero sólo bajo una licencia del mismo tipo

Independientemente de cuál sea la licencia asignada a un documento, los usuarios siempre deben citar y reconocer a los autores originales.

Más información sobre las licencias Creative Commons.

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¿En qué idiomas estarán los documentos depositados?

Se pueden depositar documentos en cualquier idioma.

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¿Para qué sirve el ISBN en las tesis doctorales?

El ISBN es un identificador internacional único para las publicaciones monográficas. En España lo asigna la Agencia del ISBN con dependencia inicial del Ministerio de Cultura, pero en virtud del convenio firmado el 17 de junio de 2011 pasa a ser gestionada por la Federación de Gremios de Editores de España.

Este número lo solicitaba la propia universidad para cada una de las tesis depositadas en Biblos-e Archivo (ejemplo de número de ISBN: 84-00-04657-9). Se debía solicitar cuando la tesis ya estaba depositadas cada en Biblos-e Archivo y tenía una URL propia. El procedimiento por tanto era, depositar la tesis en Biblos-e Archivo, pedir el ISBN a la Agencia y cuando esta lo asignaba se modificaba la ficha de la tesis incluyendo este número.

Después de la entrada en vigor del procedimiento relativo al tribunal, defensa y evaluación de la tesis doctoral por parte del Consejo de Gobierno de la Universidad Autónoma de Madrid, en cumplimiento del RD 99/2011, todas las tesis defendidas a partir del 11 de febrero de 2012 deberán depositarse en abierto, en el repositorio institucional de la UAM, Biblos-e Archivo.

Este mandato junto con la privatización de la Agencia del ISBN que ha dejado de asignar ISBN de méritos de manera gratuita, y los recortes que está sufriendo el presupuesto de la Universidad han llevado a tomar la decisión de no gestionar la asignación de ISBN para las tesis doctorales defendidas con posterioridad a la fecha anteriormente mencionada.

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Una vez publicado un documento en Biblos-e Archivo, ¿se puede retirar?

Depende del contrato de edición firmado entre el autor y la UAM. Normalmente los contratos entran en vigor al día siguiente de ser firmados y tienen una duración indefinida. No obstante, el autor puede solicitar a la Universidad que el documento se retire de Biblos-e Archivo.

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¿Qué software se utiliza para la gestión del Archivo Institucional?

Biblos-e Archivo se desarrolló inicialmente usando Digitool (2006 – 2014), desde mayo de 2014 se migró a un software libre, Dspace 3.2 con interfaz basada en XMLUI.

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¿Se puede retirar el acceso abierto a una tesis del repositorio?, ¿cómo?

Si la tesis doctoral se ha depositado con anterioridad a febrero de 2012, el autor de la misma puede solicitar su acceso restringido escribiendo un correo electrónico al director de la Biblioteca (santiago.conti@uam.es).

Todos aquellos doctores que iniciaron el trámite de solicitud de autorización de defensa de tesis doctoral a partir del 11 de febrero de 2012, están sujetos al RD 99/2011, de 28 de enero por el que se regulan las enseñanzas oficiales de doctorado y al acuerdo del Consejo de Gobierno de la UAM de 3 de febrero de 2012. Sus tesis doctorales de acuerdo al artículo 6 se archivarán “en formato electrónico en un repositorio digital institucional abierto”, en Biblos-e Archivo. Si por alguna causa con posterioridad a la lectura y aprobación de la misma quisieran demorar su puesta en abierto deben solicitarlo al Vicerrectorado de Investigación (vicerrectorado.investigacion@uam.es).

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Última actualización: martes, 31 de enero de 2017

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